Исполнительная документация: записи в день работ, а не перед сдачей

Исполнительная документация накапливается по ходу работ, а не собирается за две недели до сдачи. СтройОко держит фактуру там, где она возникает: освидетельствование — на объекте с телефона, замечания — в акте приёмки со сроком устранения, смены — в отчёте за каждый день.

Попробовать 30 дней бесплатно

Обсудить внедрение · Стоимость и ограничения тарифов

Готовых бланков АОСР и общего журнала работ система не печатает — скажем это сразу. Она отвечает за другое: чтобы к моменту сдачи под каждым актом лежала запись, сделанная в день работ. Чек-лист с фото и координатами, отчёт прораба с бригадами и объёмами, снимок с постоянной точки съёмки, замечание с автором и сроком. Бланк вы оформляете в своём шаблоне и храните вашим обычным порядком, а система держит фактуру, на которую он опирается.

Как это обычно происходит

Комплект собирают в последние две недели

Работы закончились, конструкции закрыты, а актов нет. ПТО садится восстанавливать последовательность по чужим фотографиям и памяти прораба. Даты подгоняются под журнал, журнал — под даты.

Скрытые работы освидетельствованы задним числом

Основание приняли, залили, поехали дальше — акт оформили через месяц. Формально документ есть, но проверяющий видит, что подпись собрана после бетонирования, и снимает вопрос уже не по документу, а по конструкции.

Фото лежат в личных телефонах

Доказательство по узлу есть — оно в чате, который перевалил за тысячу сообщений, или в телефоне мастера, который уволился. Найти нужный кадр с датой быстрее заново, чем в переписке.

Замечания живут в мессенджере

Технадзор написал восемь пунктов голосовым, подрядчик услышал три. Через неделю никто не может сказать, устранены они или нет: закрывающего документа не появилось, а сообщение утонуло.

Журнал ведут по памяти в конце недели

Сколько человек было в среду, шёл ли дождь, стоял ли кран — восстанавливается прикидкой. Потом эти же цифры приходится защищать при разборе простоя или переносе срока.

Объёмы к закрытию считают заново

Что сделано за месяц, сметчик выясняет обзвоном. Часть работ попадает в акт дважды, часть теряется, и спор идёт не о качестве работ, а о том, чьи цифры считать верными.

Что делает СтройОко

  • Акт приёмки не примут, пока есть открытые замечания

    Акт проходит путь: черновик — на проверке — принято или с замечаниями. Каждое замечание — отдельная запись с текстом, сроком устранения и статусом «открыто/устранено». Перевести акт в «принято» при хотя бы одном открытом замечании система не даёт — возвращает отказ «Нельзя принять акт: есть неустранённые замечания».

  • Чек-лист по вашему шаблону — с фото и координатами

    Форма собирается из шаблона организации: свой перечень пунктов под нужный вид работ, в том числе на освидетельствование. На объекте по каждому пункту ставится «пройдено», «нарушение» или «неприменимо», прикладываются фото и комментарий. Если устройство отдало геопозицию, к прохождению пишутся координаты; отказ в доступе к геолокации ничего не ломает — чек-лист сохранится без них.

  • Отчёт прораба за смену, погода — сама

    За каждую дату записываются бригады и численность, техника с часами работы, выполненные объёмы с единицами измерения, помехи и простои своими словами и фото. Один отчёт на дату и смену — задвоить не выйдет. Погоду система подтягивает по адресу или региону объекта из открытого сервиса; если адрес не заполнен или сервис не ответил, отчёт сохраняется без погоды.

  • Фотофиксация с постоянных точек съёмки

    Заводится ракурс — «фасад со стороны въезда», «холл первого этажа» — с ориентиром, куда встать. Снимки с одной точки хранятся с датами и автором. При споре о том, что и когда было выполнено, это ряд по времени, а не разрозненные кадры из чата.

  • КС-2 и КС-3 выгрузкой в Excel — на основе BIM-модели

    Работает по цепочке: в проект загружается IFC-модель, на её элементы садится смета из .xlsx или .csv, дальше прораб отмечает освоение. Акт за период собирается из этих отметок, а подписанный акт закрывает свои записи журнала — дважды одна работа не закроется. Без модели с загруженной сметой акт сформировать нельзя: система ответит «за выбранный период нет закрытых работ».

  • Письменные запросы RFI вместо устных согласований

    Вопрос по проекту оформляется отдельным документом: номер вида RFI-0001, тема, адресат-компания, приоритет и срок ответа. В списке видно, кому адресован запрос и просрочен ли ответ — просроченные подсвечены. Ответ хранится вместе с вопросом, автором ответа, датой и вложениями.

  • Запись на объекте без связи — вместе с фото

    Акты приёмки, чек-листы, замечания, запросы RFI и задачи создаются и меняют статус, когда сети нет: запись встаёт в очередь на устройстве и уходит на сервер, как только связь появилась. Фото к пункту чек-листа, к замечанию и к задаче сохраняются вместе с записью, уменьшенными до 2560 пикселей; у пункта чек-листа остаются геометка и время съёмки. Документы, чат, BIM и ряд других разделов — только при связи.

  • Своя база на компанию и ссылка для заказчика

    Данные организации лежат в отдельной базе, а не в общей таблице с чужими объектами. Заказчику можно открыть ссылку на объект без регистрации и включить в ней только нужное: ход работ, график, фото и модель открыты по умолчанию, деньги и замечания — выключены, пока вы их не включите. Генподрядчик видит число просмотров и дату последнего захода, а доступ закрывает или отзывает в один шаг.

Как выстроить работу

  1. Завести объект и участников

    Создаётся проект, к нему подключаются компании-подрядчики и сотрудники. Права разведены: формировать акты приёмки и закрывать работы может администратор организации или сотрудник компании-генподрядчика с руководящей должностью, читать — любой участник проекта.

  2. Освидетельствовать на месте, а не вечером

    На захватке открывается чек-лист по шаблону: пункты отмечаются, к спорным добавляются комментарий и фото, координаты пишутся сами, если геолокация разрешена. Связи нет — отметки, комментарии и фото ждут на телефоне и отправятся сами, когда появится сеть.

  3. Оформить акт приёмки и довести замечания до устранения

    Работы предъявляются актом с номером и подрядчиком. Замечания вносятся отдельными пунктами с текстом и сроком устранения; фото дефекта прикладывают в задаче или в пункте чек-листа. Пока хоть одно открыто, акт в «принято» не переводится — обсуждать «вроде поправили» не приходится.

  4. Вести смены и фотоленту по датам

    Каждый день закрывается отчётом прораба: люди, техника, объёмы, помехи, погода. Снимки с постоянных точек копятся по датам. Через полгода на вопрос «что было 14 мая» есть запись, а не воспоминание.

  5. Собрать комплект к сдаче

    К моменту сдачи акты приёмки, чек-листы, отчёты по сменам, фото и запросы уже привязаны к объекту и датам. Если проект ведётся с BIM-моделью и импортированной сметой, закрытие работ дополнительно выгружается таблицами КС-2 и КС-3 в Excel.

Обсудим запуск на вашем объекте

Расскажите об объекте, составе команды и текущем процессе. Обсудим сценарий демонстрации и поможем выбрать тариф. Чтобы оставить заявку, регистрироваться не нужно.

Запросить демо · Стоимость и ограничения тарифов

Частые вопросы

Печатает ли система готовый бланк АОСР по форме приказа Минстроя № 344/пр?

Нет. Готовой печатной формы акта освидетельствования скрытых работ в системе нет. Есть акты приёмки со своей нумерацией, замечаниями и статусами, есть чек-листы освидетельствования, есть привязка ко времени и месту. Подписанный бланк АОСР оформляется в вашем шаблоне; к самому акту приёмки файл не прикладывается, но скан можно положить в папку объекта в разделе «Документы» (загрузить может любой участник объекта). Зато под бланком есть фактура — чек-лист с фото и координатами, отчёт смены, акт с замечаниями.

Есть ли электронная подпись?

Квалифицированной электронной подписи и обмена через ЭДО в системе нет, интеграций с государственными системами тоже. Фиксируются автор записи, дата, статус и история изменений — этого хватает для внутренней дисциплины и разбора спора, но юридически значимую подпись вы ставите вне системы.

Общий журнал работ можно вести электронно?

Отчёты по сменам ведутся электронно и содержат то, что нужно журналу: дату и смену, бригады и численность, технику с часами работы, выполненные объёмы, помехи и погоду. Выгрузки готовой формы общего журнала работ на подпись сейчас нет — записи служат фактурой, из которой журнал оформляется. Если планируете сдавать журнал в электронном виде, учитывайте это заранее.

Что нужно, чтобы выгрузить КС-2 и КС-3?

Нужна загруженная в проект IFC-модель и посаженная на её элементы смета в .xlsx или .csv: акт собирается из отметок освоения по модели. Без этого выгрузка не сформируется. Сама выгрузка — книга Excel с листами КС-2 и КС-3: раскладка близка к этим формам, но это не бланк ОКУД. Графы «с начала строительства», «с начала года» и «за отчётный период» считаются отдельно, НДС в нарастающих графах — от их собственных сумм. В свою печатную форму цифры переносятся из выгрузки.

Есть ли обмен с 1С или сметными программами?

Онлайн-интеграции с 1С и сметными программами нет — обмен файлами. Смета загружается таблицей .xlsx или .csv в модуле BIM; акт выгружается в Excel (листы КС-2 и КС-3), в формат АРПС 1.10 для ГрандСметы и Смета.ру, в XML для 1С (Windows-1251) и в таблицу под типовую обработку загрузки 1С.

Работает ли всё это на телефоне без интернета?

Да, и границу назовём прямо. Акты приёмки, чек-листы, замечания, запросы и задачи создаются и меняют статус без связи: запись хранится на устройстве и уходит, когда появится связь. Задачи и замечания, в том числе замечания к акту, и пункты чек-листа сохраняются вместе с фото; акты и запросы RFI — без вложений. Приложение открывается и без сети (в режиме полёта или без сигнала), если на этом телефоне его уже открывали при связи. Без связи не сохраняются, в частности, документы, чат и BIM, а отправка идёт, пока приложение открыто: закрытое отправит накопленное при следующем открытии со связью.

Сколько это стоит?

Пробный доступ — 0 ₽ на 30 дней: один проект, до трёх пользователей, три компании. Стандарт — 19 800 ₽ в месяц: три проекта, 20 пользователей, 20 компаний. Бизнес — 49 800 ₽ в месяц: 10 проектов, 50 пользователей, 50 компаний. При оплате за год — скидка 30%. White Label — отдельный экземпляр под брендом клиента, по запросу.

Разбираем подробнее

Образцы документов по теме

Другие решения