Приёмка работ и замечания: акты, устранение, чек-листы

Приёмка работ на объекте держится на одном: что предъявлено, какие замечания выданы и устранены ли они. СтройОко ведёт акт приёмки и список замечаний к нему — текст, срок устранения, автор, дата. Пока есть открытые замечания, акт принять нельзя.

Попробовать 30 дней бесплатно

Обсудить внедрение · Стоимость и ограничения тарифов

Задача выглядит просто: подрядчик предъявил работы, инженер посмотрел, выдал замечания, подрядчик устранил, работы приняли. Ломается она на учёте. Замечание выдано устно, фото ушло в мессенджер, срок никто не записал, а через месяц выясняется, что половину так и не устранили — но акт уже подписан. Здесь приёмка ведётся как связка: акт, замечания к нему, статус каждого замечания.

Как это обычно происходит

Замечания живут в блокноте и в переписке

Обход прошли, замечания надиктовали в чат, часть записали в блокнот, часть запомнили. Через неделю собрать полный список по конкретной захватке уже нельзя — только по памяти тех, кто был на объекте.

Фото есть, привязки нет

Снимков дефектов в телефоне сотни. К какому предъявлению относится трещина, кто и когда её снял, устранили её или это соседний этаж — по одному кадру не восстановить. Спор с подрядчиком упирается в «покажите, где это».

Никто не знает, сколько замечаний открыто

Вопрос «что осталось устранить по третьему этажу» превращается в обзвон. У инженера один список, у прораба другой, у ПТО третий, и цифры не сходятся.

Акт закрыт, а замечания остались

Работы приняли под обещание «доделаем на следующей неделе». Обещание нигде не зафиксировано. Всплывает это на скрытых работах или при сдаче узла, когда переделка стоит уже совсем других денег.

Чек-лист приёмки — бумага, которую потом ищут

Форма обхода распечатана, заполнена карандашом, лежит в вагончике. Фото к пунктам отдельно, комментарии отдельно. Свести это в дефектную ведомость — отдельный вечер работы.

История не переживает смену людей

Ушёл инженер — ушло понимание, кто из подрядчиков сдаёт с первого раза, а кто с четвёртого. Новый человек начинает оценивать качество работ заново, на глаз.

Что делает СтройОко

  • Акт приёмки со сквозным номером и статусом

    Акт заводится по проекту: название работ, подрядчик-исполнитель, дата, описание. Номер присваивается сам и идёт сквозным по всей базе организации, а не внутри отдельного объекта: АП-0001, АП-0002. Статусы: Черновик, На проверке, Принято, С замечаниями; переход делается кнопкой в карточке.

  • Принять акт с открытыми замечаниями нельзя

    Это не напоминание, а запрет на уровне сервера: попытка перевести акт в «Принято» при неустранённых замечаниях отклоняется. И наоборот — новое замечание к акту, который уже на проверке или принят, автоматически возвращает его в статус «С замечаниями».

  • Замечание: текст, срок устранения, автор и дата

    К акту добавляются замечания — по одному на дефект. У каждого сохраняются текст, срок устранения, автор и дата; замечание отмечается устранённым или переоткрывается, если устранили формально. Скажем честно: фото к замечанию в акте не прикладывается. Нужен снимок и исполнитель — такое замечание ведут задачей: там фото, срок, исполнитель и точка на чертеже.

  • Видно, сколько замечаний открыто по каждому акту

    В карточке, строке и таблице актов стоит счётчик вида «открытых / всего»: пока есть неустранённые — красный, когда закрыты все — «все устранены». Список актов фильтруется по статусу: отдельно черновики, отдельно то, что вернулось с замечаниями.

  • Запись на приёмку к инженеру строительного контроля

    В карточке акта подрядчик по акту, руководство генподрядчика или администратор записывается на приёмку: инженер, день, свободное окно в его часах приёма и комментарий. Инженер — сотрудник генподрядчика или заказчика объекта с должностью «Инженер строительного контроля» — подтверждает запись, предлагает другое время или отклоняет с причиной, а после начала ставится отметка, состоялась ли приёмка. Напоминания приходят за сутки и за 2 часа, неделя загрузки инженеров — в «Календаре приёмок».

  • Реестр актов и замечаний — в Excel и PDF

    Кнопка «Выгрузить» сохраняет реестр объекта с текущими фильтрами: лист «Акты» с подрядчиком, статусом и числом открытых и просроченных замечаний и лист «Замечания» со сроком устранения и днями просрочки. В шапке листа — организация, объект, дата выгрузки и кто выгрузил. PDF — через лист для печати. Просроченные замечания каждое утро попадают в сводку руководителям компании-подрядчика.

  • Чек-лист приёмки по шаблону организации

    Шаблон чек-листа заводится один раз — название и список пунктов проверки — и переиспользуется на всех объектах организации. При прохождении каждый пункт отмечается как Пройдено, Нарушение или Неприменимо, к нему пишется комментарий и прикладываются фото. Закрыть чек-лист, пока остались незаполненные пункты, система не даёт; закрытый можно открыть заново.

  • Фото в чек-листе — с координатами и отметкой времени

    Снимок, приложенный к пункту, сохраняется вместе с координатами устройства и отметкой времени, поставленной в момент добавления. Координаты запрашиваются и при создании самого чек-листа, с карточки открывается точка на карте. Это снимает вопрос «а точно это наш этаж и точно вчера».

  • Работа без связи в подвале и на верхних этажах

    Создание акта, новое замечание с фото, смена статуса акта и замечания, отметка и фото пункта чек-листа и его закрытие сохраняются на устройстве и уходят на сервер сами, когда связь вернётся. Фото без связи уменьшаются до 2560 пикселей по длинной стороне, у пункта чек-листа сохраняются геометка и время съёмки.

  • Приёмка считает рейтинг подрядчиков

    Данные приёмки не лежат мёртвым грузом: по ним считается доля актов без замечаний, средний срок закрытия замечания в днях и сколько замечаний переоткрыли после «Устранено». Вместе со сроками задач, возвратами задач-замечаний на доработку и нарушениями по охране труда это складывается в оценку подрядчика по фактам; рядом показано, на каком объёме данных оценка построена — по пустому проекту баллов не будет.

Как выстроить работу

  1. Предъявление оформляется актом

    Инженер или руководитель со стороны генподрядчика создаёт акт: какие работы предъявлены, какой подрядчик, на какую дату, плюс описание. Акт заводится черновиком и кнопкой переводится «На проверку». Подрядчик по акту записывается на приёмку к инженеру строительного контроля — в свободное окно его часов приёма.

  2. Обход: чек-лист и замечания

    На объекте проходится чек-лист по шаблону — пункт за пунктом, с комментариями и фото. Всё, что не проходит, оформляется замечанием к акту: описание, срок устранения и фото. Это работает и без связи: запись ляжет в очередь на телефоне и уйдёт сама.

  3. Устранение под контролем срока

    Список замечаний по акту — это и есть рабочая дефектная ведомость: у каждой позиции свой срок, свой автор и свой статус. Устранённое отмечается закрытым, спорное — переоткрывается обратно.

  4. Приёмка закрывается, когда закрыты замечания

    Акт переводится в «Принято» только при нуле открытых замечаний. Если замечание появилось позже — акт сам возвращается в статус «С замечаниями», задним числом принять его не получится.

  5. История остаётся у объекта

    Акты и замечания хранятся в проекте. По ним считается рейтинг подрядчика, а заказчику при необходимости открывается публичная ссылка на объект: если включить в ней раздел приёмки, будет видно число актов и сколько из них принято.

Обсудим запуск на вашем объекте

Расскажите об объекте, составе команды и текущем процессе. Обсудим сценарий демонстрации и поможем выбрать тариф. Чтобы оставить заявку, регистрироваться не нужно.

Запросить демо · Стоимость и ограничения тарифов

Частые вопросы

Есть ли печатная форма акта, выгрузка в PDF или дефектная ведомость файлом?

Печатной формы самого акта нет, а реестр есть. Кнопка «Выгрузить» в разделе приёмки сохраняет реестр выбранного объекта с текущими фильтрами: Excel с листами «Акты» и «Замечания» — у каждого замечания срок устранения и сколько дней просрочено — или лист для печати, который браузер сохраняет в PDF. С фильтром «С открытыми замечаниями» в листе остаются только открытые — это и есть дефектная ведомость файлом. Выгрузка объёмов в Excel и XML для 1С — в разделе «Закрытие работ», где формируются КС-2 и КС-3.

Можно ли приложить фото к замечанию в акте?

К самому замечанию в акте — нет, в форме только текст и срок устранения. Фото есть в двух соседних местах: в чек-листе обхода, где снимок сохраняется с координатами и отметкой времени, и в задаче — там же исполнитель, срок и точка на чертеже. Практика такая: обход фиксируется чек-листом, дефект с доказательством и исполнителем ведётся задачей, а акт держит сводный список замечаний и не даёт закрыть приёмку раньше времени.

Электронная подпись поддерживается?

Нет. Подписания акта ЭЦП в системе нет, и мы не выдаём статус акта за юридически значимую подпись. Система фиксирует факты: кто выдал замечание, когда, с каким сроком, кто отметил устранение и в какой момент акт перешёл в «Принято».

Приходит ли уведомление, когда выдали новое замечание по акту?

Нет. По событиям уведомления в ленте и в Telegram приходят о задачах (добавление, комментарий, смена статуса), а по приёмке — «Работа принята — можно начинать», когда приняты все акты работы графика, и уведомления о записи на приёмку к инженеру строительного контроля: о самой записи, подтверждении, другом времени, отказе и отмене, с напоминаниями за сутки и за 2 часа. О новом замечании к акту отдельного уведомления нет, рассылки по приближению срока устранения тоже нет. Когда срок устранения прошёл, замечание попадает в утреннюю сводку просрочек — руководителям и администраторам компании-подрядчика по акту, если они участвуют в объекте, иначе автору замечания. Нужно дёрнуть человека сразу — ведите замечание задачей.

Кто может создавать акты и выдавать замечания?

Администратор системы, администратор или директор компании-генподрядчика, а также сотрудник этой компании на ответственной должности, назначенный на этот проект. Смотреть приёмку могут все участники проекта — подрядчик видит, что ему выдали. Чек-лист может создать и пройти любой участник проекта.

Что реально работает офлайн на объекте?

Создание акта, новое замечание с фото, смена статуса акта и замечания, отметка и фото пункта чек-листа и его закрытие — сохраняются на телефоне и уходят сами при появлении связи. Без связи не сохраняются документы акта. Раньше просмотренные списки читаются из сохранённых данных, а приложение открывается и без сети (в режиме полёта или без сигнала), если на телефоне его уже открывали при связи.

Можно ли показать ход приёмки заказчику, не заводя ему аккаунт?

Да, по публичной ссылке на объект — но раздел с приёмкой по умолчанию выключен, его надо включить в настройках ссылки. Тогда заказчик видит сводку: сколько всего актов приёмки и сколько из них принято. Полная карточка акта с замечаниями по такой ссылке не открывается — она для участников проекта.

Разбираем подробнее

Образцы документов по теме

Другие решения