Технический заказчик в строительстве: организовать стройку, а не собирать её из переписки

Служба технического заказчика ведёт стройку от имени застройщика: заключает договоры с подрядчиками, передаёт им задания и документацию, организует строительный контроль, подписывает акты. Когда это разложено по почте и таблицам, служба больше сверяет, чем управляет. СтройОко сводит объекты, подрядчиков, работы и замечания в одну систему с ролями.

Попробовать 30 дней бесплатно

Обсудить внедрение · Стоимость и ограничения тарифов

Застройщик уполномочивает технического заказчика вести стройку от своего имени: заключать договоры с проектировщиками, изыскателями и подрядчиками, передавать им задания и документацию, подписывать акты, организовывать строительный контроль, готовить объект к вводу. Это работа управленческая и договорная, а не проверка узлов. В СтройОко объект заводится карточкой с номером и сроками договора, в него добавляются генподрядчик, заказчики, подрядчики, проектировщик, и каждый сотрудник видит только свои объекты. Тендеры, график, приёмку и папки объекта ведут администратор организации, руководство и ответственный компании, указанной генподрядчиком, а инженеры службы ставят замечания, выдают предписания и подтверждают записи на приёмку.

Как это обычно происходит

Договор подписан, порядок работы — нет

С подрядчиком согласовали цену и срок, но не то, как он сдаёт работы, отвечает на замечания и отчитывается за смену. Через месяц у каждой организации свой формат, и служба собирает картину объекта из писем, таблиц и звонков.

Коммерческие предложения разбросаны по почте

Предложения приходят на разные ящики, одно — до срока, другое — после. Цены участников видят лишние люди, а через полгода никто не восстановит, кто сколько предлагал и почему договор ушёл именно этой компании.

Сроки каждого подрядчика — в отдельном файле

Генподрядчик ведёт свой график, субподрядчик — свой, у службы — сводная таблица к совещанию. Перенос одной работы не доходит до следующих, и о сдвиге этапа узнают, когда под старую дату уже позвали комиссию.

Замечание теряется по пути к бригаде

Инженер выдал замечание на обходе, генподрядчик переслал его субподрядчику в мессенджер, срок устранения потерялся по дороге. На приёмке выясняется, что половина пунктов открыта, а акт подписать просят уже сегодня.

Ответ проектировщика знает один человек

Нестыковку в рабочей документации отправили проектной организации письмом. Ответ пришёл одному инженеру, в работу его не передали, и подрядчик делает по старому листу. Кто и когда получил решение, потом не установить.

Доступы живут дольше договоров

Подрядчик закончил свой этап и ушёл с объекта, а у его сотрудников остались ссылки на папки с документацией и общий чат. Кто из внешних людей что видит, служба не знает, пока что-нибудь не уйдёт не туда.

Что делает СтройОко

  • Объект — карточка договора и состав участников

    Объект заводится с номером договора, типом, регионом, адресом, сроками договора и работ. В карточке указывают генподрядчика и одного или нескольких заказчиков, прочие организации добавляют подрядчиками; когда компанию заводят по ИНН, система находит её в реестре и подставляет название. Сотрудник видит лишь те объекты, к которым ему открыли доступ.

  • Тендер на подряд без утечки цен

    Лот с объёмом работ и файлами — ТЗ, смета, чертежи — получают только приглашённые компании, приём закрывается в назначенные дату и время. При запечатанных конвертах — так по умолчанию — до срока видно лишь их число, после вскрытия — сравнение от дешёвого к дорогому. Выбор победителя необратим, проигравшие не узнают ни победителя, ни его цену. Генподрядчик объекта в своём тендере не участвует.

  • Один график на всех участников объекта

    Этапы и работы с подрядчиком на каждой строке, вехи для сдачи этапов и получения разрешений, связи четырёх типов с задержками. Готовый график приходит из таблицы Excel по шаблону системы или из XML-файла MS Project, выгрузить его может любой участник. Подрядчики и заказчик смотрят ту же версию, что и служба, а менять — администратор организации, руководство и ответственный генподрядчика.

  • Приёмка по работам графика

    Акт привязывается к работе графика, и у одной работы может быть несколько актов — например, по захваткам или секциям. Пока по работе не закрыты задачи или в акте есть неустранённое замечание, акт не принять, а принятой работа становится лишь после приёмки каждого её акта. Ответственные за объект и руководители генподрядчика получают уведомление, какие работы теперь можно начинать.

  • Инженеры службы принимают по записи

    Инженером строительного контроля система считает сотрудника заказчика или генподрядчика с такой должностью, у которого этот объект в доступе. Он сам задаёт дни и часы приёма, подрядчик выбирает по акту свободное время, а инженер соглашается, предлагает своё время или отказывает с объяснением. После визита он отмечает, состоялась ли приёмка, а о сорванной узнают ответственные за объект.

  • Предписание от имени заказчика

    Сотрудник заказчика выдаёт предписание генподрядчику или подрядчику, собирая его из открытых замечаний стороны проверки — своих или генподрядчика; генподрядчику идут только замечания заказчика. В листе — номер по объекту, пункты со сроками, фото, фрагменты чертежа, основание полномочий: приказ или доверенность. Лист печатают на подпись, получатель отмечает получение, перенос срока — с причиной.

  • Документация объекта с историей версий

    У объекта в «Документах» сразу есть корневая папка, внутри заводят свои: договоры, разделы проекта, исполнительная. Принимаются файлы до 100 МБ — PDF, Office, DWG и DXF, IFC, фото, архивы; PDF и снимки JPG, PNG, WEBP открываются, не скачиваясь. «Новая версия» не стирает прежние, видно, кто загрузил. Наполняют папки администратор, руководство и ответственный генподрядчика, читают все участники.

  • Оценка подрядчиков к следующему договору

    Балл подрядчика собирается из фактов системы: какая доля его задач закрыта в срок, сколько его актов прошло без единого замечания, как быстро устраняются замечания, сколько устранённого вернули на доработку, сколько нарушений охраны труда. Итог — балл по шкале 0–100 и категория от «надёжного» до «проблемного»; смотреть можно по отдельному объекту или сводно. Компании, по которым данных пока нет, идут отдельным списком, без балла.

Как выстроить работу

  1. Заводим организацию службы

    Заявку на регистрацию подаёт сама служба, после одобрения открывается пробный период. Администратор организации видит все объекты и разделы и рассылает приглашения сотрудникам, подрядчикам и проектировщику — с компанией, должностью и объектами.

  2. Решаем, кто в объекте ведёт график

    Если график и приёмку держит служба, генподрядчиком объекта ставится её компания, а строительные организации идут подрядчиками. Если их ведёт генподрядчик, служба становится заказчиком объекта, а её администратор сохраняет полный доступ.

  3. Добавляем компании и людей

    Подрядчиков и проектную организацию заводят в справочник компаний — по ИНН система подставит название — и добавляют в объект. Ответственного по объекту от каждой компании назначает её руководитель.

  4. Выбираем подрядчика и запускаем график

    По лоту проводится тендер в закрытых конвертах, график загружается файлом Excel или MS Project, работы получают подрядчика, вехи и связи. Документацию раскладывают по папкам объекта, чертежи — слоями для отметок.

  5. Ведём контроль до сдачи

    Инженеры службы ставят замечания с точкой на чертеже, выдают предписания и подтверждают записи на приёмку. Акты закрываются по работам графика, рейтинг подрядчиков копится сам — к следующему объекту он уже есть.

Обсудим запуск на вашем объекте

Расскажите об объекте, составе команды и текущем процессе. Обсудим сценарий демонстрации и поможем выбрать тариф. Чтобы оставить заявку, регистрироваться не нужно.

Запросить демо · Стоимость и ограничения тарифов

Частые вопросы

Есть ли в системе роль «технический заказчик»?

Отдельного типа нет: компания бывает генподрядчиком, подрядчиком или заказчиком, и «генподрядчик» с другими типами не совмещается. В объекте одна компания-генподрядчик — её руководство ведёт график, приёмку, состав компаний и папки — и один или несколько заказчиков. Если стройку организует сама служба, генподрядчиком ставят её компанию; если генподрядчик есть — службу указывают заказчиком. Снять тип «генподрядчик» можно, пока компания не стоит им ни в одном объекте.

Какие функции технического заказчика берёт на себя система?

Договоры и полномочия остаются вне системы — она держит рабочую часть этих функций. Подрядчика для договора выбирают тендером в закрытых конвертах, задания и документацию передают папками объекта с версиями, строительный контроль ведут замечаниями, предписаниями и чек-листами, акты приёмки оформляют по работам графика. Самих договоров, разрешительной документации, документов для ввода объекта и электронной подписи в СтройОко нет — их сканы можно хранить в «Документах».

Может ли служба сама принимать акты?

Да, если её компания — генподрядчик объекта: тогда акты, замечания к ним и приёмку ведут руководитель, администратор компании и ответственный по объекту. То же может сотрудник службы с ролью администратора организации. Если служба в объекте заказчик, акты ведёт генподрядчик, а инженеры стройконтроля службы подтверждают записи на приёмку, ставят замечания задачами и выдают предписания. Работа не примется, пока по ней открыты задачи, — в том числе поставленные службой и привязанные к ней.

Ведёт ли система исполнительную документацию?

Нет: бланков АОСР, общего журнала работ, журналов по формам, XML-схем и электронной подписи в системе нет. По порядку, утверждённому приказом Минстроя № 344/пр, исполнительную документацию формирует и ведёт лицо, осуществляющее строительство, по перечню, который утверждает застройщик или технический заказчик. СтройОко хранит то, из чего она собирается: замечания с фото и отметками на чертеже, акты приёмки, чек-листы с геометкой, отчёты смен, файлы с версиями.

Как служба контролирует доступ подрядчиков?

Приглашения рассылает администратор организации и в каждом сразу задаёт компанию, должность и объекты — человек видит только их. Ушёл подрядчик — доступ отключается в карточке сотрудника, а его задачи, отчёты и подписи в актах остаются. Администратор может обязать к двухэтапному входу — паролю плюс коду из приложения-аутентификатора — только администраторов либо каждого сотрудника. Учтите: отключённая учётная запись место пользователя в тарифе не освобождает.

Сколько стоит, если подрядчиков много?

Тариф считает объекты, пользователей и компании. Пробные 30 дней открываются, когда заявку одобрят, карту для них не спрашивают; лимит пробы — один объект, по три пользователя и компании. «Стандарт» за 19 800 ₽ ежемесячно вмещает три объекта, двадцать пользователей и двадцать компаний, а «Бизнес» за 49 800 ₽ — десять объектов и по пятьдесят пользователей и компаний; за год — на 30% дешевле. Сотрудники подрядчиков занимают места пользователей, застройщик по ссылке на объект — нет.

Разбираем подробнее

Другие решения