Учёт материалов на стройке: от заявки прораба до прихода по накладной
Материалы на объекте теряются не на складе, а между людьми: прораб попросил в чате, снабженец понял по-своему, машина пришла неполная, а накладная уехала в кабине водителя. СтройОко ведёт эту цепочку как один документ — заявку, у которой видно, что заявлено, что согласовано, что уже привезли и чего ещё не хватает.
Скажем сразу, чем этот раздел не является: это не складская программа с остатками, перемещениями и списанием на работы. Он отвечает на другой вопрос — привезли ли на объект то, что просил прораб, и к нужному ли дню. Заявка пишется на площадке, согласуется руководством генподрядчика, приход фиксируется по накладной построчно, частичные поставки складываются сами, а заявка закрывается, когда привезено всё. Входной контроль поставленных материалов ведётся рядом — чек-листом по вашему шаблону, с фото и координатами, а брак оформляется задачей с исполнителем и сроком.
Как это обычно происходит
Заявка живёт в переписке
Прораб надиктовал в чат: «арматуру двенадцатую, сколько в прошлый раз, к понедельнику». Через неделю никто не помнит, сколько было в прошлый раз, кто подтвердил и подтверждал ли вообще. Спор начинается в момент, когда бригада стоит без материала.
Пришло не всё — и это никто не записал
Машина привезла две позиции из пяти. Водитель уехал, накладная осталась у кладовщика, а в голове у снабженца заявка уже «выполнена». Остаток всплывает, когда до него доходит работа, и докупать приходится срочно и дороже.
Частичные поставки не складываются
Бетон везут тремя машинами, кабель — двумя партиями в разных единицах. Чтобы понять, сколько ещё должно приехать, кто-то садится с калькулятором над пачкой накладных и сверяет их с исходной заявкой, которой тоже нет под рукой.
Срок «нужно к» никто не отслеживает
Дата, к которой материал нужен на объекте, существует только у прораба в голове. Просрочка поставки становится видна, когда работа уже сорвалась, а разбор «кто виноват» идёт по памяти, а не по записям.
Входной контроль на словах
Партию приняли «на глаз», сертификат обещали прислать потом, фото упаковки сделали на личный телефон. Когда через месяц возникает вопрос к качеству, доказать, что принимали и в каком виде, уже нечем.
Снабжение не видит общей картины
На каждом объекте свой порядок заявок: где-то таблица, где-то тетрадь, где-то звонки. Руководитель не может одним взглядом понять, сколько заявок ждут согласования и по скольким объектам материал не довезён.
Что делает СтройОко
Заявка с позициями, сроком и приоритетом
Заявка привязана к объекту: название, дата «нужно к», вид работ, под который нужен материал, приоритет (высокий, обычный, низкий) и комментарий. Позиции заводятся строками — материал, количество, единица измерения, ориентировочная цена за единицу; сумма по строке и по заявке считается сама. Номер присваивается автоматически и идёт сквозным по организации: ЗМ-0001, ЗМ-0002.
Согласование руководством генподрядчика
Новая заявка встаёт в статус «На согласовании». Согласовать или отклонить её может администратор организации либо сотрудник компании-генподрядчика с руководящей должностью — руководитель, администратор компании или ответственный по проекту. О новой заявке приходит уведомление в системе ответственным по объекту и руководству генподрядчика, о решении — автору заявки.
Приход по накладной — построчно
Поставка записывается по заявке: номер накладной, поставщик и сколько привезли по каждой позиции. Частичные поставки складываются: в таблице заявки видно «заявлено — поставлено — осталось» по каждой строке, а полоса прогресса показывает, на сколько процентов заявка закрыта. В карточке перечислены все поставки с датами и номерами накладных.
Заявка закрывается сама, когда привезли всё
Как только по каждой позиции с указанным количеством привезено не меньше заявленного, заявка переходит в «Поставлено» без ручного действия. Привезённое разносится по позициям по совпадению названия и единицы измерения: кабель в метрах и тот же кабель в бухтах ложатся каждый в свою строку. Приход вводится по строкам самой заявки, поэтому привезённое не уйдёт в чужую позицию.
Защита от тихих ошибок
По отклонённой заявке приход записать нельзя: отказ снабжения не отменяется случайной машиной — для такой поставки заводится новая заявка. Правка заявки — сдвинуть срок, дописать позицию — не обнуляет уже поставленное. Заявку, закрытую поставкой, больше не редактируют, а удалить заявку может только руководство генподрядчика.
Сводка: что ждёт решения и чего не хватает
Над списком — четыре плашки: «Ждут согласования», «Согласованы», «Не поставлено полностью» и «Просрочены по дате». Каждая работает как фильтр одним нажатием. Просроченной считается заявка, у которой прошёл день «нужно к», а она не поставлена и не отклонена: это расчёт, а не поле, которое кто-то должен проставить, — в карточке такая заявка помечена «просрочена».
Фильтры и поиск по накладным и поставщикам
Список фильтруется по статусу, периоду «нужно к», приоритету, автору, отдельно — только просроченные и только с недопоставкой. Поиск идёт по названию, материалам, номеру заявки, номеру накладной и поставщику. Общий поиск по всем вашим объектам находит заявку и по поставке: набрали название поставщика или номер накладной — получили заявку, по которой она пришла.
Входной контроль — чек-листом и задачей
Для приёмки партии заводится шаблон чек-листа организации — например, «Входной контроль арматуры» со своими пунктами проверки. На объекте каждый пункт отмечается «пройдено», «нарушение» или «неприменимо», к нему пишется комментарий и прикладываются фото с координатами и временем, если устройство их отдало. Брак или несоответствие оформляется задачей: фото, исполнитель, срок, история изменений. Честное ограничение: чек-лист с конкретной поставкой системно не связан, а печатной формы журнала входного контроля нет.
Как выстроить работу
Завести объект и участников
Создаётся проект, к нему подключаются генподрядчик, подрядчики и сотрудники с должностями. От должности зависит, кто будет согласовывать заявки: руководитель, администратор компании-генподрядчика или ответственный по проекту.
Прораб пишет заявку на площадке
Название, к какой дате материал нужен, вид работ, приоритет и позиции с количеством и единицами. Цену можно указать ориентировочно — тогда в заявке будет видна сумма. Заявка сразу уходит на согласование, ответственные получают уведомление в системе.
Снабжение согласует или отклоняет
Руководство генподрядчика видит заявки в статусе «На согласовании» отдельной плашкой и решает по каждой одним нажатием. Автор узнаёт о решении из уведомления, а не звонком.
Приход фиксируется по накладной
Машина пришла — открывается заявка, нажимается «Приход»: номер накладной, поставщик, сколько привезли по каждой позиции. Остаток к поставке пересчитывается сразу. Параллельно проходится чек-лист входного контроля, а несоответствие оформляется задачей с фото.
Контроль недопоставок и сроков
По плашкам сводки видно, сколько заявок не довезено полностью и сколько просрочено по дате. Когда всё заявленное поставлено, заявка закрывается сама и уходит из рабочего списка.
Частые вопросы
Это складской учёт с остатками и списанием?
Нет. Остатков склада, перемещений между объектами, списания материалов на работы и отчёта по форме М-29 в системе нет. Раздел ведёт цепочку «заявка — согласование — поставка»: что просили, что одобрили, что привезли и чего ещё не хватает. Для складского учёта нужна отдельная программа.
Есть ли журнал входного контроля по установленной форме?
Печатной формы журнала входного контроля нет. Входной контроль ведётся чек-листом по шаблону вашей организации: пункты, отметки, комментарии, фото с координатами и временем. Несоответствие оформляется задачей с исполнителем и сроком. Журнал по своей форме вы заполняете на основании этих записей.
Можно ли приложить к поставке сертификаты и паспорта качества?
Удобнее всего — к пунктам чек-листа входного контроля: туда прикладываются фото партии, сертификата или паспорта качества со временем съёмки и координатами, если устройство их отдало. В самой записи прихода есть поле для файла накладной, но открыть приложенное из карточки заявки пока нельзя, поэтому документы качества надёжнее держать в чек-листе.
Выгружаются ли заявки и приходы в 1С или Excel?
Нет. Выгрузки заявок и поставок в файл и обмена с 1С или с поставщиками у этого раздела нет. В 1С и сметные программы выгружаются акты выполненных работ КС-2 и ведомость объёмов BIM-модели — это другой раздел.
Работает ли раздел без интернета?
Нет. Заявки и приходы в офлайн-очередь не попадают: чтобы создать заявку или записать поставку, нужна связь. Офлайн-режим в системе есть у задач, чек-листов, приёмки, проверок по охране труда и запросов RFI — значит, чек-лист входного контроля можно отметить и без сети, а фото к нему приложить, когда связь появится.
Кто что может делать с заявками?
Создавать и править заявки и записывать приход может любой участник проекта. Согласовывать, отклонять и удалять — администратор организации или сотрудник компании-генподрядчика с должностью руководителя, администратора компании либо ответственного по проекту. Подрядчик с другого объекта заявки чужого объекта не видит.
Сколько стоит?
Пробный тариф — 0 ₽ на 30 дней: один проект, до трёх сотрудников и трёх компаний. Стандарт — 19 800 ₽ в месяц: 3 проекта, 20 пользователей, 20 компаний. Бизнес — 49 800 ₽ в месяц: 10 проектов, 50 пользователей, 50 компаний. При оплате за год — скидка 30%. White Label — отдельный экземпляр под брендом клиента, по запросу.