Документооборот в строительстве: проектная и рабочая документация в папках объекта

Проект, изменения, письма и сканы актов на стройке живут в почте, на флешках и в личных папках инженеров. СтройОко собирает файлы объекта в одном месте: папка у каждого объекта и компании, версии вместо «финал_2», просмотр PDF и фото без скачивания и понятные права — кто загружает, а кто только смотрит.

Попробовать 30 дней бесплатно

Обсудить внедрение · Стоимость и ограничения тарифов

Электронный документооборот в строительстве понимают двояко. Первое — порядок с файлами: где лежит действующий лист, кто его загрузил, что было до изменения. Второе — юридически значимый обмен с электронной подписью: электронную исполнительную документацию по ГОСТ Р 70108-2025, как разобрано в статье блога, формируют прежде всего в XML по схемам Минстроя и подписывают усиленной электронной подписью. СтройОко закрывает первое, а второго в системе нет — говорим прямо. Раздел «Документы» хранит папки объектов и компаний с версиями файлов, чертежи для замечаний ведутся слоями проекта, а предписания, реестры и документы для закрытия объёмов система выпускает сама — листом для печати или в Excel. Подписывают их на бумаге, а сканы кладут обратно в папку объекта.

Как это обычно происходит

Действующий лист — у кого-то в почте

Проектировщик выпустил изменение и отправил его главному инженеру, а прораб работает по распечатке месячной давности. Разницу находят, когда конструкцию уже смонтировали по старому листу и пора переделывать.

«Финал», «финал_2», «финал_исправл»

Каждый правит файл и пересылает его со своим суффиксом. Через месяц в папке десяток почти одинаковых документов, и чтобы понять, какой из них действует, приходится открывать каждый по очереди.

История объекта уходит с сотрудником

Инженер ПТО хранил переписку и сканы у себя на ноутбуке. Он уволился, ноутбук сдали, и половину истории объекта восстанавливают по крупицам — у подрядчиков, заказчика и в старых письмах.

Общая папка, открытая всем на запись

На сетевом диске любой может перезаписать чертёж или удалить каталог с протоколами испытаний. Когда пропажа обнаруживается, выяснить, кто и когда это сделал, уже не получается.

Нужный файл недоступен с площадки

Прорабу нужен лист проекта или паспорт на материал, а он лежит на офисном сервере, до которого с телефона не достучаться. Остаётся звонить в офис и просить прислать фото экрана в мессенджер.

Сканы подписанных актов врассыпную

Подписанные акты и протоколы сканируют кто куда: в почту, в чат, в личную папку. Перед сдачей объекта комплект собирают неделями, проверяя по списку, всё ли нашлось и та ли это редакция.

Что делает СтройОко

  • Папка у каждого объекта и компании

    Корневая папка объекта или компании создаётся сама, а внутри заводятся свои: «Проект», «Рабочая документация», «Исполнительная», «Переписка», «Протоколы» — с вложенностью и строкой пути, как в проводнике. Папки и файлы переименовывают, а руководство переносит их в другую папку того же объекта или компании.

  • Документы, фото, чертежи — до 100 МБ каждый

    Принимаются PDF, Word, Excel, PowerPoint, ODT и ODS, TXT, CSV, RTF, фото JPG, PNG, WEBP и HEIC, чертежи DWG и DXF, модели IFC и архивы ZIP, RAR, 7Z — каждый файл до 100 МБ. Файлы перетаскивают в открытую папку сразу пачкой; пока они грузятся, можно уйти в другой раздел — панель загрузки с отменой останется на экране.

  • Версии вместо копий с суффиксами

    Исправленный файл загружается кнопкой «Новая версия» в карточке документа. Прежние остаются в истории с номером, датой, автором, форматом и размером — их можно открыть или скачать, а текущая помечена. В папке лежит один документ с историей, а не десять похожих файлов.

  • PDF и фото открываются без скачивания

    PDF и снимки в JPG, PNG и WEBP смотрят, не выходя из системы, на весь экран — включая прежние версии. Рядом всегда есть кнопки «В новой вкладке» и «Скачать»: на телефоне встроенный просмотр PDF в браузере бывает ограничен. DWG, DXF, файлы Office и HEIC с iPhone скачиваются и открываются в своих программах.

  • Права: кто загружает, а кто смотрит

    Папки объекта видят его участники, папки компании — её сотрудники. Загружать файлы в папки объекта может любой его участник, кроме альбома фото объекта; в папки компании — её руководитель или администратор. Создавать и переносить папки могут руководитель или администратор компании — в папках объекта это компания-генподрядчик, — ответственный генподрядчика по проекту и администратор системы. Автор вправе переименовать, обновить и удалить свой файл, пока сам работает в этом объекте.

  • Поиск по имени и фильтры в папке

    Строка поиска находит папки и файлы по имени во всех доступных объектах. Внутри папки содержимое отбирается по виду — папки, файлы, фото, — по тому, кто загрузил, и по дате загрузки, сортируется по имени, новизне или размеру и показывается сеткой или списком. В шапке раздела видно, сколько места занимают файлы организации.

  • Планы, на которых ставят замечания

    Для обходов план этажа или лист проекта добавляется в объект слоем — изображением PNG или JPEG до 20 МБ. На слое замечания ставятся точками, у каждого — исполнитель, срок и статус, а в карточке слоя видно, сколько задач на нём в каждом статусе. Слоями управляет руководство генподрядчика.

  • Документы, которые выпускает система

    Предписание подрядчику печатается листом A4 или сохраняется в PDF с фото и фрагментами чертежа; реестры задач, актов приёмки, нарушений охраны труда и предписаний выгружаются в Excel или PDF; КС-2 вместе со справкой КС-3 — файлом Excel, если объект ведут по BIM-модели со сметой. Подписанные экземпляры и протоколы хранят в папке объекта: к самому акту приёмки файлы не прикладываются.

Как выстроить работу

  1. Наметить дерево папок

    Решите, какие папки нужны объекту: проект, рабочая, исполнительная, переписка, протоколы. Заведите их в первом объекте — в следующих структуру повторяют вручную.

  2. Перенести файлы с сервера и из почты

    Перетащите в папки то, что сейчас разбросано по дискам и письмам, — до 100 МБ на файл, архивы тоже подойдут. С переносом данных помогаем на запуске, это занимает до 7 дней.

  3. Назначить ответственного по объекту

    Ответственный по проекту от генподрядчика назначается на вкладке объекта и ведёт его папки. Остальные участники смотрят и скачивают файлы, но не меняют чужое.

  4. Добавить планы слоями

    Листы, по которым ходят на обходы, загрузите в объект слоями — изображениями PNG или JPEG. На них инженеры будут ставить замечания точкой.

  5. Вести версии, а не копии

    Пришло изменение — откройте карточку файла и загрузите «Новую версию». Прежний лист останется в истории, а участники по умолчанию откроют действующий.

Обсудим запуск на вашем объекте

Расскажите об объекте, составе команды и текущем процессе. Обсудим сценарий демонстрации и поможем выбрать тариф. Чтобы оставить заявку, регистрироваться не нужно.

Запросить демо · Стоимость и ограничения тарифов

Частые вопросы

Это ЭДО с электронной подписью?

Нет. Юридически значимого электронного документооборота в системе нет: электронной подписи — ни квалифицированной, ни неквалифицированной — нет, документы в XML-схемах Минстроя не формируются, обмена с операторами ЭДО нет. Как устроена электронная исполнительная документация по ГОСТ Р 70108-2025, разобрано в статье блога. В СтройОко документы подписывают на бумаге, а сканы хранят в папке объекта.

Есть ли согласование документов по маршруту?

Маршрутов согласования, листов ознакомления и статусов вроде «на согласовании» или «в производство работ» нет. У файла видно, кто и когда загрузил каждую версию. Вопрос к проекту оформляют запросом RFI — тема, вопрос, кому адресован, приоритет и срок ответа, ответ фиксируется с именем отвечающего и датой, — но файл к запросу в форме не прикладывается.

Откроется ли DWG или IFC прямо в браузере?

DWG и DXF в «Документах» хранятся и скачиваются, но в приложении не просматриваются. Модель IFC здесь тоже только скачивается, а для 3D её загружают в раздел «BIM-модели» — там просмотр в браузере и файлы до 300 МБ. Без скачивания открываются только PDF и изображения в форматах JPG, PNG и WEBP.

Можно ли вернуть удалённый файл?

Нет. Удаление папки уносит всё её содержимое, удаление файла — все его версии, и перед этим система предупреждает, что восстановить будет нельзя. Удаляют руководство генподрядчика по объекту, ответственный по проекту, администратор или автор файла, причём автор не может удалить папку, в которой лежат чужие документы.

Видит ли заказчик документы по ссылке?

Нет. На странице объекта для заказчика документы, переписка и замечания не выводятся. Если представителю заказчика нужны папки, его добавляют участником объекта: папки этого объекта он открывает, скачивает и загружает в них файлы, а заводить и переносить папки могут руководство генподрядчика, его ответственный по проекту и администратор.

Где хранятся файлы и как защищён вход?

На выделенном сервере с шифрованным доступом и регулярными резервными копиями; возможно размещение в вашем контуре. База организации отделена от других организаций. Вход можно защитить вторым шагом — кодом из приложения-аутентификатора на телефоне, и администратор вправе потребовать его от всех сотрудников или только от администраторов. Сотруднику, который ушёл, доступ отключают в карточке.

Что входит в тариф и есть ли пробный период?

«Документы» входят в каждый тариф наравне с остальными разделами. Когда заявку одобрят, на 30 дней бесплатно включается пробный: объект один, пользователей и компаний — по три, карта не требуется. Платные тарифы различаются лимитами: «Стандарт» рассчитан на три объекта и двадцать пользователей и стоит 19 800 ₽ ежемесячно, «Бизнес» за 49 800 ₽ — на десять объектов и полсотни пользователей. Если платить за год, выйдет на 30% меньше.

Разбираем подробнее

Другие решения