Акты выполненных работ КС-2 и КС-3: из учёта объёмов, без пересчёта
Закрытие месяца обычно начинается с вопроса «что мы сделали» и обзвона прорабов. В СтройОко объёмы копятся по ходу работ: прораб отмечает выполнение по конструкциям модели, система пишет каждую отметку в журнал освоения, а акт КС-2 и справка КС-3 за период собираются из этого журнала — без ручного пересчёта и без двойного закрытия одной работы.
Главное условие скажем первым: акты здесь строятся из отметок выполнения на BIM-модели, на элементы которой посажена смета. Модель в формате IFC загружается в проект, смета импортируется из Excel или CSV, прораб отмечает процент по элементам — и каждая отметка становится записью: дата, автор, сколько освоено в рублях и в единицах сметы. За выбранный период записи группируются по видам работ в строки акта. Подписанный акт закрывает свои записи, и в следующий они уже не попадут. Готовый акт выгружается в Excel с листами КС-2 и КС-3, в XML и таблицу для 1С, в формат обмена сметных программ. Без модели со сметой сформировать акт нельзя — ручного ввода строк нет.
Как это обычно происходит
Объёмы собирают обзвоном
В конце месяца сметчик выясняет у прорабов, что сделано. Каждый называет свои цифры, часть работ попадает в акт по памяти, часть — по оптимистичной оценке. Проверить, на чём основана строка, невозможно.
Одна работа закрывается дважды
Перекрытие частично закрыли в прошлом месяце, а в этом его снова включили целиком. Ошибку находят при сверке с заказчиком или на проверке, и разговор сразу идёт о доверии, а не о цифрах.
Справку КС-3 считают отдельно
Нарастающий итог с начала строительства и с начала года ведут в отдельной таблице, которая расходится с актами. НДС в графах считают вручную, и арифметика справки не сходится.
Перенос в 1С — вручную
Акт сделан в Excel, а бухгалтерия переносит строки в 1С руками. Каждое расхождение в наименовании или количестве — повод вернуть документ на доработку.
Подписанный акт правят задним числом
Документ, по которому уже прошли деньги, удаляют и пересоздают «правильным». Основание пропадает, а через полгода никто не объяснит, откуда взялась сумма.
Нет следа, кто что отметил
В акте стоит объём, но кто и когда зафиксировал выполнение, не видно. При споре с заказчиком генподрядчику нечего показать, кроме итоговой таблицы.
Что делает СтройОко
Журнал освоения вместо обзвона
Каждая отметка выполнения по элементу модели пишется в журнал: дата, автор, процент до и после, сколько освоено в рублях и сколько объёма в единицах сметы. Вместе с записью сохраняется срез данных элемента — вид работ, код, единица, цена, — чтобы акт не менялся вслед за переименованием работ или пересчётом сметы. Откат процента записывается с минусом и тоже учитывается.
Предпросмотр акта за период
Выбирается объект и период — по умолчанию с первого числа текущего месяца. Система показывает строки будущего акта, сгруппированные по видам работ: наименование, единица, количество, цена, стоимость и число конструкций, а сверху — сумму к закрытию за период, НДС и сумму с начала строительства. В предпросмотр попадают только записи, ещё не вошедшие в подписанные акты.
Формирование: номер, НДС, стороны
Акт получает номер вида «КС-2 №0001», сквозной по организации. Ставка НДС задаётся при формировании, и ноль — законное значение для подрядчика на упрощённой системе. Подрядчиком в акте ставится генподрядчик объекта, заказчиком — первый заказчик проекта. Акт запоминает ровно те записи журнала, из которых он сложен.
Защита от двойного закрытия
Перевод акта в статус «Подписан» закрывает его записи журнала — в следующий акт они не попадут, даже если период пересекается. Записи, отмеченные уже после формирования акта, в него не подтягиваются. Черновик можно удалить, и его работы снова станут доступны для закрытия, а подписанный акт удалить нельзя: корректировка оформляется отдельным актом. «Подписан» — внутренний статус, а не электронная подпись.
Excel: лист КС-2 и лист КС-3
Акт выгружается одним файлом Excel. На листе КС-2 — шапка с заказчиком и подрядчиком и их ИНН, объектом с адресом и номером договора, таблица работ, итог, НДС, всего с НДС и строки «Сдал» и «Принял» для подписей. На листе КС-3 — три строки справки в графах «с начала строительства», «с начала года» и «за отчётный период»; НДС в нарастающих графах считается от их собственных сумм. Раскладка близка к унифицированным формам, но это не бланк ОКУД.
Выгрузка в 1С: XML и таблица
Для 1С — два файла на выбор. XML в кодировке Windows-1251: шапка документа с номером, датой, объектом, заказчиком, подрядчиком и периодом, табличная часть работ, итог, ставка и сумма НДС; реквизиты названы так же, как в документе «Акт о приёмке выполненных работ». И таблица XLSX под типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа»: один лист, одна строка шапки, без объединённых ячеек. Это обмен файлами, а не онлайн-синхронизация.
Выгрузка в сметные программы
Тот же акт выгружается в формате обмена АРПС 1.10 — его открывают импортом ГрандСмета, Смета.ру и другие сметные программы; файл тоже в кодировке Windows-1251. Запасной вариант — таблица Excel с колонками в привычном сметчику порядке: номер, обоснование, наименование, единица, количество, цена, стоимость и строка итога с формулой.
Лента «кто и когда закрыл работы»
Журнал освоения открыт в виде ленты: дата, работы, конструкция, готовность, освоенная сумма и статус записи. Фильтр «К закрытию» оставляет только то, что ещё не вошло в акты. Список актов фильтруется по статусу, подрядчику и периоду — акт за 16.08–15.09 найдётся и по августу, и по сентябрю, — ищется по номеру и наименованиям работ. О формировании и подписании акта приходит уведомление в системе ответственным по объекту и руководству генподрядчика и заказчика.
Как выстроить работу
Загрузить модель и смету
Руководство генподрядчика загружает IFC-модель в проект и импортирует смету из .xlsx или .csv: строки сметы садятся на элементы модели по GlobalId, марке, названию или типу и этажу.
Отмечать выполнение по ходу работ
Прораб ставит статус и процент по конструкциям — по одной или сразу по этажу. Каждая отметка попадает в журнал освоения с датой и автором.
Сформировать акт за период
В разделе «Акты выполненных работ» выбирается объект, период и ставка НДС. Предпросмотр показывает строки и суммы, кнопка формирования создаёт акт с очередным номером.
Выгрузить и подписать
Акт выгружается в Excel с листами КС-2 и КС-3, в 1С или в сметную программу и подписывается сторонами в обычном порядке. После подписания на бумаге или в вашем контуре ЭДО акт переводится в статус «Подписан» — его записи закрываются.
Следующий период — без задвоения
В следующий акт попадёт только то, что отмечено и не закрыто. Если нужна корректировка, отметки откатываются, и разница уходит в следующий акт со знаком минус.
Частые вопросы
Можно ли сформировать КС-2 без BIM-модели?
Нет. Акт собирается из журнала освоения, а журнал пишется отметками выполнения по элементам модели со сметой. Ручного ввода строк акта нет: без загруженной IFC-модели и импортированной сметы система ответит, что за выбранный период нет закрытых работ.
Это официальные бланки КС-2 и КС-3?
Это выгрузка, близкая по раскладке к унифицированным формам КС-2 и КС-3, утверждённым постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100, но не бланк ОКУД один в один. Если ваш заказчик требует строго свой шаблон, цифры переносятся в него из выгрузки.
Статус «Подписан» — это электронная подпись?
Нет. Квалифицированной электронной подписи и обмена через операторов ЭДО в системе нет. «Подписан» — внутренняя отметка руководства генподрядчика, которая закрывает работы акта от повторного закрытия. Юридически значимая подпись ставится на бумаге или в вашем контуре ЭДО.
Как работает выгрузка в 1С?
Файлами. XML в кодировке Windows-1251 с шапкой и табличной частью акта и таблица XLSX под типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа». Онлайн-обмена с вашей базой нет. На конкретной конфигурации загрузку стоит проверить на одном документе, прежде чем строить на ней процесс.
Что делать, если в подписанном акте ошибка?
Подписанный акт не удаляется и не правится — это защита основания, по которому уже прошли деньги. Корректировка оформляется следующим актом: отметки выполнения по нужным элементам откатываются, журнал записывает разницу с минусом, и она попадает в акт следующего периода. Черновик же можно удалить в любой момент.
Кто может формировать и подписывать акты?
Администратор организации или сотрудник компании-генподрядчика с должностью руководителя или администратора компании либо ответственного по этому проекту. Остальные участники проекта, включая заказчика, акты видят и выгружают, но не формируют. Отмечать выполнение по модели может любой участник проекта.
Сколько стоит?
Пробный тариф — 0 ₽ на 30 дней: один проект, до трёх сотрудников и трёх компаний. Стандарт — 19 800 ₽ в месяц: 3 проекта, 20 пользователей, 20 компаний. Бизнес — 49 800 ₽ в месяц: 10 проектов, 50 пользователей, 50 компаний. При оплате за год — скидка 30%.