Тендер подрядчиков: закрытые конверты без утечек цен
Выбор подрядчика по трём коммерческим предложениям из почты — это не тендер, а переписка, в которой цены легко утекают и легко подгоняются. СтройОко проводит отбор по правилам закрытых конвертов: до срока цены не видит никто, даже организатор, а после — все предложения стоят в одной таблице.
Тендер здесь привязан к объекту и проходит в одной системе с самой стройкой. Организатор — руководство генподрядчика — объявляет лот, описывает объём работ, ставит срок приёма с точностью до часа и приглашает компании. Каждый подрядчик видит только свой конверт: ни списка конкурентов, ни их числа, ни цен. По умолчанию до срока закрыт и организатор — ему показывается только количество поданных предложений. После срока конверты вскрываются, предложения выстраиваются по цене, победитель выбирается одной кнопкой, а участники узнают итог в уведомлении.
Как это обычно происходит
Цены конкурентов утекают
Предложения приходят на почту одному человеку. Достаточно одного звонка «знакомому» подрядчику, чтобы тот подал на рубль дешевле лучшего. Формально выбрали по цене, по сути — по договорённости.
Срок подачи резиновый
Кто-то не успел, ему дали ещё два дня. Потом ещё. К моменту решения первые участники уже знают, что их цены видели, и в следующий раз подают с запасом.
Сравнение в чужих форматах
Одно предложение в PDF, другое в Excel, третье текстом в письме. Свести цены и сроки в одну таблицу — работа на полдня, и ошибка при переносе случается чаще, чем хотелось бы.
Проигравшие узнают итог случайно
Победителю звонят, остальным не говорят ничего. Через месяц подрядчик спрашивает, чем кончилось, и в следующий раз на приглашение просто не отвечает.
Решение не оставляет следа
Кого звали, кто подал, какую цену выбрали и почему — восстанавливается по переписке. Когда цену победителя потом пытаются поменять задним числом, доказать исходную нечем.
Выбирают по знакомству
«Эти вроде нормально работали» — и всё. Сколько у компании было просрочек и замечаний на прошлых объектах, никто не считал, поэтому цифр под выбором нет.
Что делает СтройОко
Лот по объекту с точным сроком
Тендер объявляется на объект: номер присваивается сам — ТН-0001, ТН-0002, — указываются название лота, объём работ с требованиями и условиями и срок приёма предложений с датой и временем. Срок должен быть в будущем; дата без времени означает «до конца этого дня по Москве». Приглашаются компании из справочника организации, до ста на лот.
Закрытые конверты по умолчанию
Пока срок не наступил, организатор видит только число поданных предложений — без цен, сроков и названий компаний; даже «лучшая цена» в списке не показывается. Выбрать победителя до срока нельзя: предложения запечатаны. Для срочной замены подрядчика при объявлении можно выключить строгий порядок — тогда цены видны по мере поступления. Правила лота видят обе стороны.
Подрядчик видит только своё
Приглашённая компания получает тендер в своём списке, а её руководство — уведомление с лотом и сроком. Ей показываются название, объём работ и срок — и ни списка других участников, ни их количества. Предложение — цена в рублях, срок выполнения в календарных днях и комментарий. До срока его можно обновить, но от одной компании всегда один конверт.
Таблица сравнения после вскрытия
Когда срок прошёл, организатор видит все предложения в одной таблице: дешевле — выше, при равной цене — короче срок. По каждой приглашённой компании отмечено, подала она предложение или нет. Цены и сроки введены по одной форме, сводить файлы не нужно.
Правила, которые нельзя подогнать
При строгом порядке срок можно только продлить, но не сократить. После вскрытия конвертов ни срок, ни состав приглашённых больше не меняются — у такого тендера два пути: выбрать победителя или отменить. Исключить компанию, которая уже подала предложение, нельзя. Завершённый или отменённый тендер не редактируется.
Победитель фиксируется снимком
При выборе победителя система сохраняет цену и срок выигравшего предложения на этот момент, и итог тендера не изменится, даже если кто-то попробует прислать правку. Победитель получает уведомление «Ваше предложение выбрано», остальные — «выбрано другое предложение», без имени и цены победителя. Отмена тендера идёт с причиной, участники тоже получают уведомление.
Организатор не может быть участником
Проводит тендер администратор организации или руководство генподрядчика объекта. Генподрядчика нельзя пригласить участником, организатор не может подать предложение, даже если числится и в приглашённой компании, а компания-участник не становится организатором своего же тендера при смене генподрядчика. Неприглашённому тендер не виден вовсе.
Цены без нулей и опечаток
Цена принимается так, как её пишут люди, — «1 250 000,50». Нулевая цена отклоняется с объяснением, чтобы не встать первой строкой таблицы, слишком большая — с подсказкой проверить лишние нули. Срок — целое число дней, не меньше одного.
Рейтинг подрядчиков рядом с тендером
Кого звать на лот, подсказывают данные с уже идущих объектов: рейтинг компании складывается из доли задач, закрытых в срок, доли актов приёмки без замечаний, скорости устранения замечаний и нарушений по охране труда. Это оценка по фактам из системы, а не по отзывам.
Как выстроить работу
Объявить лот
Выбрать объект, назвать лот, описать объём работ и требования, поставить срок приёма с датой и временем, отметить приглашённые компании. Строгий порядок вскрытия включён по умолчанию.
Собрать предложения
Руководство приглашённых компаний получает уведомление. Подрядчики подают цену, срок и комментарий и могут обновить предложение до срока. Организатор видит только, сколько конвертов уже подано, и при необходимости продлевает срок.
Вскрыть и сравнить
После срока статус меняется на «Срок истёк — выбор победителя», и организатор видит таблицу: цены, сроки, комментарии, кто подал и кто нет.
Выбрать победителя или отменить
Победитель выбирается одной кнопкой, его цена и срок фиксируются. Участники получают уведомления об итоге. Если лот снят, тендер отменяется с причиной; при строгом порядке конверты отменённого лота так и остаются запечатанными.
Вести работу на объекте
Победитель работает в той же системе: задачи, приёмка, охрана труда. Его сроки и замечания попадают в рейтинг и пригодятся при следующем выборе подрядчика.
Частые вопросы
Увидит ли подрядчик цены конкурентов?
Нет, ни до срока, ни после. Подрядчику показывается только его собственное предложение и итог — выиграл он или нет. Имя и цену победителя проигравшим не сообщают, список приглашённых и число поданных предложений подрядчику тоже не видны.
Можно ли приложить к предложению смету или документы?
Пока нет. Файлов в тендерах сейчас нет ни у лота, ни у предложения: подрядчик указывает цену, срок в днях и комментарий до 2 000 знаков. Объём работ организатор описывает текстом. Подробную смету победитель передаёт уже после выбора, вашим обычным порядком.
Нужно ли подрядчику регистрироваться в системе?
Да. Пригласить можно компанию из справочника вашей организации, а подать предложение — сотрудник этой компании со своей учётной записью. Внешней торговой площадки или открытого тендера для всех желающих нет — это закрытый отбор среди приглашённых.
Можно ли выбрать победителя раньше срока?
При строгом порядке — нет: до срока предложения запечатаны даже от организатора. Если строгий порядок при объявлении выключили, цены видны по мере поступления и победителя можно выбрать досрочно. Режим выбирается для каждого лота отдельно: включить строгий порядок можно и после объявления, а выключить его у объявленного тендера уже нельзя.
Есть ли многокритериальная оценка или переторжка?
Автоматического балла по нескольким критериям нет: таблица сортируется по цене, при равной цене — по сроку, а решение принимает организатор. Отдельного механизма переторжки тоже нет. Рейтинг подрядчика по фактам с объектов смотрят рядом, в разделе рейтинга.
Формирует ли система договор с победителем?
Нет. Договор и юридически значимая подпись остаются вне системы — электронной подписи здесь нет. Система фиксирует ход отбора: кого пригласили, кто подал, какое предложение и когда выбрано победителем, с ценой и сроком на момент выбора.